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Gestione del progetto
Come la gran parte delle amministrazioni sul territorio nazionale anche in Regione Toscana la dematerializzazione del sistema documentale ha preso avvio da quello che la norma vede come un momento chiave e obbligatorio nel trattamento dei documenti amministrativi: il protocollo.
InterPRO ha inteso creare un servizio che mette a disposizione di tutti gli enti toscani una infrastruttura condivisa e che interviene anche sui soggetti terzi del territorio coinvolgendoli a pieno titolo nel sistema come uno dei nodi di questa infrastruttura.
I fruitori di tale infrastruttura risultano essere: le pubbliche amministrazioni (facenti parte della rete toscana e non), le imprese, i professionisti, i cittadini, le associazioni. In relazione alle varie tipologie di utenti e quindi ai canali di scambio utilizzati, sono state definite le fasi di analisi, realizzazione e dispiegamento delle componenti del progetto.
Una serie di interfacce applicative permette ai vari attori (enti RTRT, pubblica amministrazione genericamente intesa, cittadini e imprese) di scambiarsi documenti digitali e trattarli al protocollo, secondo quanto previsto dalla normativa e dalla prassi archivistica.
Il progetto si è articolato in tre fasi successive di analisi, progettazione, realizzazione e diffusione:
- InterPRO - Diffusione del sistema per il colloquio tra Amministrazioni della comunità RTRT: interoperabilità di protocollo vera e propria, attraverso la quale due procedure di protocollo si scambiano documenti e dati, trattando l'uno le informazioni dell'altro;
- GatewayPec - Diffusione del sistema per il colloquio con tutti i soggetti pubblici e privati che, sul territorio nazionale, utilizzino la Posta elettronica certificata (PEC) come canale di trasmissione;
- Ap@ci - Diffusione di un sistema web per il colloquio con le imprese e i cittadini.
La piattaforma InterPRO offre lo stesso livello di sicurezza nella trasmissione e nel tracciamento degli eventi offerto dal sistema della Posta elettronica certificata, ma arricchisce questo sistema di un ulteriore e determinante passaggio. InterPRO comunica infatti, come ultima notifica, l'avvenuto trattamento al protocollo della comunicazione e trasmette al mittente della comunicazione i dati del protocollo ricevente.
Governance del progetto
La governance di InterPRO ha preso le mosse su due filoni ben distinti ma che continuamente si sono intersecati: quello delle amministrazioni e quello delle aziende coinvolte, con il coordinamento di un team tecnico.
Gruppo Regione Toscana
La gestione del progetto, internamente a Regione Toscana, è stata condotta attraverso la condivisione e la collaborazione delle due diverse competenze, entrambe necessarie alla realizzazione di qualunque processo di dematerializzazione del sistema documentario: quella informatica e quella archivistica.
Il team ha condotto in maniera collaborativa l'analisi e ha condiviso le modalità operative e ha poi proceduto, secondo le competenze dei componenti, alla cura, elaborazione e gestione l'uno degli aspetti tecnologici, l'altro di quelli organizzativi e archivistici. Indispensabile si è rilevata la collaborazione e la condivisione, da un lato, con le aziende partner degli enti, dall'altra con le stesse amministrazioni che partecipavano del progetto.
Gruppo operativo di supporto (Gos)
Per cercare di creare sinergia tra i vari soggetti (pubbliche amministrazioni, imprese, gestori dell'infrastruttura) è stato introdotto un "Gruppo operativo di supporto" composto di tecnici che, sul territorio, ha coadiuvato sia gli enti che le aziende organizzando incontri periodici con i capi-progetto che coinvolgessero contestualmente enti e aziende.
Gruppo di lavoro RTRT
Per avviare le fasi operative e rendere consapevoli le amministrazioni dell'uso del sistema per le procedure amministrative, è stato costituito un gruppo di lavoro che ha avuto come oggetto "Protocollo informatico e gestione documentale". Il gruppo, composto di tecnici di varia formazione e provenienza, che rappresentavano oltre 30 amministrazioni toscane, ha prodotto linee guida su protocollo, documenti e firma digitale, modalità di scambio.